Cercando con google ho trovato una presentazione powerpoint che su una delle prime slide dice : "Sharepoint cos'è: un insieme di prodotti e tecnologie per creare siti collaborativi, creare portali intranet, extranet, internet". Finalmente! Questa è quasi comprensibile! Peccato che dalla pagina successiva inizia di nuovo con ASP.NET, server farm ecc...
Vogliamo provare a spiegare con calma (magari è davvero difficile) e con "semplicità? I "puristi" chiudano gli occhi, è una descrizione per i non addetti per capire, a grandi linee, cosa fa.
Effettivamente si parla di una famiglia di prodotti (sostanzialmente due: Windows Sharepoint Services WSS e Microsoft Office Sharepoint Server MOSS) che servono per poter creare siti Intranet e Internet (anche Extranet, ma non complichiamo le cose) in modo semplice e senza saper programmare nemmeno una lavatrice.
Windows Sharepoint Services
WSS (oggi è alla versione 3.0) è GRATIS! Si, proprio così. O, per l'esattezza, la licenza è compresa con Windows Server 2003. Quindi se avete in casa (si fa per dire) un Windows Server 2003 avete anche WSS, magari senza saperlo.
Con WSS potete creare dei siti in maniera molto semplice perchè ci sono già alcuni template (modelli) che si possono utilizzare. Un modello molto utilizzato è il "team site":
Come potrete notare (cliccandoci sopra l'immagine si può ingrandire) la parte centrale mostra un elenco di annunci e un calendario eventi, la parte destra un logo e una lista di link, la parte sinistra un menu che permette a sua volta di accedere a librerie di documenti, un forum di discussione ecc.
Il team site template è disponibile in molte lingue (fra cui l'italiano) ed è personalizzabile in modo molto semplice usando Sharepoint Designer (una specie di frontpage molto più avanzato particolarmente orientato ai siti di Sharepoint) oppure VisualStudio o, in parte, anche semplicemente tramite l'interfaccia Web.
Ma per capire realmente il valore aggiunto di Sharepoint occorre cliccare sul menu di sinistra su "Shared Documents" per entrare in una libreria di documenti:
Di librerie come questa se ne possono creare quante se ne vogliono e possono contenere documenti di ogni tipo. I documenti vengono salvati nella libreria via http (porta 80 o 443, quindi anche attraverso firewall) tramite un upload dal sito web oppure anche direttamente dal "Salva con nome" dell'applicazione che ha creato il documento (per esempio Word) digitando l'intera URL (per esempio: http://server01/Documenti/Documento.doc).
In questo modo i documenti non vengono salvati nel file system (disco e cartella) ma in un database di sql server e ad essi possono essere associati dei metadata. Cosa sono i metadata? Sono dei dati relativi al documento stesso. Per esempio, se la libreria contiene delle offerte relative a trattative commerciali potremmo aggiungere un campo metadata legato allo stato dell'offerta con dei valori preimpostati: Presentata, Chiusa, Persa ecc.
Se configuriamo dei metadata le applicazioni Office, al momento del salvataggio, ci chiedono di compilarli:
Insomma Sharepoint è anche un contenitore per documenti che può sostituire il filesystem tradizionale. In altre parole si potrebbero eliminare le cartelle condivise sui server ed insegnare agli utenti come salvare i documenti su librerie di Sharepoint.In più Sharepoint permette di attivare, grazie a Windows Workflow Foundation, dei workflow sui documenti e quindi scatenare delle azioni come invio di mail o altro. Per esempio si può far si che quando viene creato un documento in una libreria venga automaticamente inviata una mail ad una persona che dovrà supervisionare il documento ed approvarlo perchè questo diventi ufficiale e di pubblico dominio.
Abbiamo visto solo un template di sito ma Microsoft mette a disposizione veramente tanti templates sul proprio sito sia in inglese che nelle varie lingue. Senza contare quelli che potete scrivere voi stessi.
Quindi: possiamo creare dei siti Intranet o Internet per ogni occasione: un gruppo di lavoro che deve lavorare su un progetto, un gruppo di help desk che deve dare assistenza a degli utenti, un gruppo di persone che collaborano alla stesura di un documento, la preparazione del prossimo Consiglio di Amministrazione, l'organizzazione di un meeting ecc.
I documenti, gli elenchi di persone, i link internet, i calendari e le agende saranno quindi salvati ed organizzati su siti specifici per evento od argomento e non più su cartelle su dei server più difficilmente catalogabili e reperibili.
Microsoft Office Sharepoint Server
MOSS è un prodotto che si acquista a parte con le sue licenze server e CAL. Utilizza la stessa tecnologia di WSS ma estende le sue funzionalità per integrare fra loro i vari siti (per esempio creando una Site Map unica comprendente tutti i siti. Analogamente anche l'indicizzazione può comprendere tutti i contenuti di tutti i siti.
MOSS è particolarmente adatto per creare dei veri e propri portali che diano accesso a più siti con servizi condivisi ed un organizzazione coordinata.
Alcune delle funzionalità che mette a disposizione MOSS sono: un set di workflow standard più fornito, Enterprise Content Management (è un set di funzionalità teso a permettere la pubblicazione di contenuti da parte di personale non tecnico, quindi capillarizzata all'interno dell'azienda), profili utenti e personalizzazioni, possibilità per gli utenti di crearsi siti personali per salvare dati propri con opzioni per condividere anche solo alcuni dei dati (MySites).
La versione Enterprise di MOSS offre addizionalmente:
Business Data Catalog
Excel Services
Report Center
Infopath Forms Services
KPI and Filter Web Parts
Business Data Catalog serve per accedere a dati esterni (database o web services) e utilizzarli all'interno dei siti. Un esempio di utilizzo potrebbe essere per scannerizzare documenti (per esempio fatture fornitori) e poi associarli a dati prelevati da una fonte esterna (per esempio registrazioni SAP).
Excel Services è un vero e proprio server di Excel tramite il quale possiamo visualizzare fogli di calcolo e relative componenti attive tramite interfaccia web anche senza avere installato Excel in locale (è un po' limitativa come descrizione ma, magari ne parlerò in maniera più estesa in un altro post).
Report Center è in site preconfezionato per l'accesso e la gestione di report, che comprende una libreria di report, e un template di dashboard.
Office InfoPath Forms Services fornisce un catalogo controllato centralmente dall'amministratore che sende semplice agli utenti trovare ed utilizzare forms.
Un indicatore di prestazioni chiave (KPI) è un segnale visivo che indica i progressi compiuti verso il raggiungimento di un obiettivo. Gli indicatori KPI sono uno strumento molto utile per team, responsabili e aziende per valutare rapidamente lo stato di avanzamento raggiunto a fronte di obiettivi quantificabili.
Una descrizione più approfondita delle diverse funzionalità potete trovarla su Microsoft Office Online
Avrò sicuramente dimenticato un sacco di cose interessanti ma ... ci sarà tempo per nuovi post ;-)
Nel frattempo, se qualcuno ha bisogno di informazioni più approfondite mi può scrivere o, perchè no, telefonare in REGOLA
